EJEMPLO
Caso 1: Gestión Documental y Archivo en una Entidad Pública
En la Secretaría Administrativa de una entidad pública municipal, el jefe de archivo solicitó a varios funcionarios revisar diferentes procesos relacionados con la gestión documental y la organización de expedientes conforme a las Tablas de Retención Documental (TRD).
En primer lugar, al funcionario Andrés Ramírez, técnico administrativo encargado del archivo central, se le solicitó verificar si los expedientes contractuales del año 2025 se encontraban correctamente foliados y organizados conforme a las series y subseries documentales establecidas por la entidad. Durante la revisión, Andrés encontró varios expedientes sin numeración consecutiva y otros ubicados en series documentales diferentes a las establecidas en la TRD.
En segundo lugar, el contratista Juan Pérez, quien había sido vinculado recientemente mediante contrato de prestación de servicios, manifestó desconocer el procedimiento de radicación documental y preguntó cuál era el documento que asignaba oficialmente el número consecutivo de entrada a las comunicaciones recibidas por la entidad.
Finalmente, la auxiliar administrativa Laura Gómez organizaba documentos dentro del archivo de gestión de su dependencia. Sin embargo, tenía dudas sobre cuál era la función principal del archivo de gestión y qué tipo de documentos debían permanecer allí antes de ser transferidos al archivo central.
Pregunta 1 – Nivel: RECORDAR
Conducta a evaluar: Reconocer e identificar conceptos básicos previamente aprendidos.
Pregunta:
¿Puedes identificar qué elemento debe revisar inicialmente Andrés Ramírez en los expedientes contractuales para verificar la correcta foliación documental?
A. Definir la serie documental correspondiente y verificar la ubicación física de los expedientes.
B. Identificar la numeración consecutiva de los folios en cada expediente contractual.
C. Interpretar las causas administrativas que originaron errores en la foliación.
D. Diseñar una nueva metodología para reorganizar los expedientes contractuales.
Respuesta correcta: B. Identificar la numeración consecutiva de los folios en cada expediente contractual.
Explicación: La respuesta correcta corresponde al nivel “Recordar” de la Taxonomía de Bloom, ya que exige reconocer un elemento básico previamente aprendido: la foliación consecutiva de los documentos. El verbo “Identificar” pertenece a este nivel cognitivo y busca recuperar información concreta relacionada con la gestión documental.
Explicación de las respuestas incorrectas:
· Definir corresponde más a comprensión conceptual y no al reconocimiento inmediato solicitado.
· Interpretar pertenece al nivel “Comprender”, porque requiere analizar causas y significado.
· Diseñar corresponde al nivel “Crear”, ya que implica proponer nuevas metodologías.
Pregunta 2 – Nivel: COMPRENDER
Conducta a evaluar: Explicar y demostrar entendimiento de procedimientos básicos.
Pregunta:
¿Cómo explicarías el procedimiento de radicación documental al contratista Juan Pérez?
A. Explicar que la radicación consiste en asignar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas y enviadas por la entidad.
B. Construir un nuevo sistema digital para reemplazar el procedimiento de radicación existente.
C. Evaluar la eficiencia histórica de todos los radicados tramitados durante el año anterior.
D. Diseñar un manual institucional completamente nuevo sobre correspondencia.
Respuesta correcta: A. Explicar que la radicación consiste en asignar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas y enviadas por la entidad.
Explicación: La opción correcta utiliza el verbo “Explicar”, propio del nivel “Comprender”. La pregunta busca demostrar entendimiento básico del concepto de radicación documental y su finalidad dentro de la gestión administrativa.
Explicación de las respuestas incorrectas:
· B. Construir corresponde al nivel “Crear”.
· C. Evaluar pertenece al nivel “Evaluar”, pues implica emitir juicios sobre eficiencia.
· D. Diseñar también pertenece al nivel “Crear”, al proponer un nuevo manual.
Pregunta 3 – Nivel: APLICAR
Conducta a evaluar: Usar conocimientos adquiridos en una situación práctica.
Pregunta:
¿Cómo usaría Laura Gómez las Tablas de Retención Documental para organizar correctamente el archivo de gestión de su dependencia?
A. Usar las Tablas de Retención Documental para clasificar y conservar temporalmente los documentos activos de la dependencia.
B. Recordar las fechas históricas de creación de todos los expedientes archivados.
C. Comparar las políticas documentales de diferentes entidades públicas del país.
D. Formular una propuesta de reforma integral al sistema nacional de archivo.
Respuesta correcta: A. Usar las Tablas de Retención Documental para clasificar y conservar temporalmente los documentos activos de la dependencia.
Explicación: La respuesta correcta corresponde al nivel “Aplicar”, ya que exige utilizar un conocimiento previamente adquirido en una situación práctica y real del entorno laboral. El verbo “Usar” es característico de este nivel cognitivo.
Explicación de las respuestas incorrectas:
· B. Recordar pertenece al nivel “Recordar”, pues solo implica memorización.
· C. Comparar corresponde al nivel “Comprender” o “Analizar”.
· D. Formular pertenece al nivel “Crear”, ya que implica proponer cambios estructurales.
Explicación Metodológica Aplicada
En este ejemplo se aplicó correctamente la metodología de construcción de preguntas según la Taxonomía de Bloom, debido a que:
1. Se partió de un único caso integrador.
2. El caso contiene tres situaciones problemáticas relacionadas entre sí.
3. Cada situación genera una duda específica.
4. Cada pregunta evalúa un nivel cognitivo diferente.
5. Las cuatro opciones de respuesta inician con verbos.
6. Los distractores pertenecen a otros niveles de la Taxonomía de Bloom.
7. Todas las respuestas mantienen coherencia temática con la situación planteada.
8. La respuesta correcta utiliza el verbo correspondiente al nivel cognitivo evaluado.
"El éxito en las pruebas escritas no depende de cuánto estudias, sino de cómo procesas lo que estudias."